RÈGLEMENT INTÉRIEUR RÈGLEMENT INTÉRIEUR

REGLEMENT INTERIEUR DE LA
FEDERATION DES GOLDWING CLUB DE FRANCE - FGWCF

 

Dernière mise à jour : Novembre 2010

 

1. FONCTIONNEMENT DE LA FGWCF

 

Le Bureau Fédéral est élu pour trois (3) ans par l’Assemblée Générale, conformément à l’article 8 des statuts de la FGWCF.
Le Bureau Fédéral gère au quotidien la FGWCF et prend, pour cette gestion, dans le respect des statuts et du règlement intérieur de la FGWCF, toutes décisions et initiatives.
Le Bureau Fédéral doit mettre tout en œuvre pour respecter, et faire respecter, l’article 4 des statuts de la FGWCF sur les buts, et fondements même, de la Fédération des GoldWing Club de France.
Le Bureau Fédéral peut s’entourer d’adjoints, nommés par lui, pour le seconder dans sa tâche et arriver, ainsi, aux buts fixés par les statuts de la FGWCF.
Les droits et devoirs du Bureau Fédéral sont listés dans les statuts de la FGWCF, article 8.

 

Le Conseil d’Administration se réunit au moins une fois par an à intervalle de six mois, environ, après la réunion de l’Assemblée Générale.
Le Conseil d’Administration entend et contrôle les actions, décisions ou initiatives prises par le Bureau Fédéral.
Le Conseil d’Administration peut émettre des remarques ou des critiques sur ces actions, décisions ou initiatives, voire demander au Bureau Fédéral une remise en question ou l’annulation de certaines décisions.
Le Conseil d’Administration dirige les actions du Bureau Fédéral et l’oriente.
Les prérogatives du Conseil d’Administration sont décrites dans les statuts de la FGWCF, article 9.

 

L’Assemblée Générale se réunit une fois par an à six mois d’intervalle, environ, de la réunion du Conseil d’Administration.
L’Assemblée Générale définit, oriente et contrôle la politique générale de la FGWCF.
L’Assemblée Générale entend les rapports moral et financier de la FGWCF à chacune de ses réunions et vote son approbation ou sa désapprobation sur ces rapports.
En cas de désapprobation, le Bureau Fédéral devra démissionner immédiatement de ses fonctions.
Conformément aux statuts, un Bureau Fédéral provisoire sera constitué pour une durée de sept mois minimum à huit mois maximum afin de se conformer aux règles statutaires régissant les élections au Bureau Fédéral (articles 8/3 et 10/1 des statuts de la FGWCF).
Les prérogatives de l’Assemblée Générale sont décrites dans les statuts de la FGWCF, article 10.

 

1.1. Bureau Fédéral

 

Il doit se réunir, conformément aux statuts, neuf fois par an au minimum.
Durant ses réunions, le Bureau Fédéral examine tous les points à l’ordre du jour et entend les rapports d’activité des membres le composant ainsi que ceux des adjoints au Bureau Fédéral.
Les réunions du Bureau Fédéral sont ouvertes à tous, adhérents directs ou indirects. Pour des raisons d’organisation, il est demandé aux éventuels adhérents, directs ou indirects, voulant assister à ces réunions de prévenir le Président de la FGWCF ou le Secrétaire Général de la FGWCF.
Au cours de ces réunions, le Bureau Fédéral prend toutes les décisions qu’il juge utiles et en accord avec les préconisations du Conseil d’Administration et de l’Assemblée Générale, ses prérogatives, les statuts et le règlement intérieur de la FGWCF.

 

Le Bureau Fédéral veillera à organiser diverses manifestations dont il aura la responsabilité.
Il pourra initier de nouvelles organisations de manifestations en sollicitant, pour leur bonne réalisation, le, ou les, association(s) affiliée(s) ayant compétence géographique quant au lieu de la manifestation.
Il veillera aussi à faciliter l’organisation de manifestations initiées par les associations affiliées, membres directs de la FGWCF, si celles-ci lui en font la demande.
Le Bureau Fédéral étudiera toutes demandes d’aide technique, administrative ou financière émanant des associations affiliées à la FGWCF.
Il prendra les précautions nécessaires afin que ces demandes d’aides soient justifiées et qu’elles ne gênent pas le fonctionnement général de la FGWCF.
En cas d’approbation d’aide financière, le Bureau Fédéral prendra toutes garanties sur le bon remboursement à la FGWCF de l’aide financière apportée à l’association affiliée demanderesse.

 

1.2. Frais de déplacement et de représentation

 

Les frais engagés par les membres du Bureau Fédéral dans le cadre de leurs déplacements pour la FGWCF seront pris en charge par la FGWCF, notamment pour :

  • présence aux réunions de Conseil d’Administration, tant ordinaire qu’extraordinaire.
  • présence aux réunions de l’Assemblée Générale, tant ordinaire qu’extraordinaire.
  • présence aux réunions de préparation et/ou d’organisation des manifestations, qu’elles soient gérées par la FGWCF ou par une association affiliée, membre direct de la FGWCF.
  • présence aux différentes réunions organisées par les associations affiliées, membres directs de la FGWCF : Assemblée Générale, Conseil d’Administration, réunions de bureau des associations affiliées.
  • présence à différentes réunions organisées par des organisations extérieures pour y représenter la FGWCF.
  • présence aux réunions mensuelles obligatoires du Bureau Fédéral.

 

La base maximale, pour le calcul du remboursement de ces frais de déplacement ou de représentation sera :

  • Billet aller – retour 2eme classe SNCF par personne

ou

  • Trajet réel effectué à partir du site « Via Michelin » pour une voiture citadine.

Les frais de déplacement des adjoints au Bureau Fédéral seront calculés sur les mêmes bases pour tous déplacements utiles et nécessaires à leur activité au sein de la FGWCF.
Sont exclus des remboursements de frais de déplacement, toutes participations aux sorties ou balades auxquelles pourraient se rendre les membres du Bureau Fédéral à titre personnel et/ou lors de leurs loisirs.
Les adjoints pourront prétendre à remboursement de frais de déplacement, si leur présence en réunion, quelle qu’elle soit, est expressément requise par le Président de la FGWCF.
Des comptes de tiers sont ouverts au nom de chaque membre du Bureau Fédéral, figurent au bilan de la FGWCF et récapitulent, annuellement, les remboursements payés pour chacun des membres du Bureau Fédéral.
Les membres élus des associations affiliées à la FGWCF pourront prétendre à remboursement de frais par la FGWCF pour leurs déplacements aux réunions du Conseil d’Administration, mais pas à celles de l’Assemblée Générale, bien que leur présence soit obligatoire.

 

1.3. Frais d’hébergement et de bouche

 

Les réunions de Conseil d’Administration, d’Assemblée générale ou de Bureau fédéral, sont organisées, et financées, par la FGWCF.

 

Les frais d’hébergement et de bouche sont inclus dans les prestations comprises dans les réunions du Conseil d’Administration.
Peuvent prétendre à ces prestations :

  • Tous les membres du Bureau Fédéral
  • Tous les membres directs de la FGWCF à raison de deux personnes par association affiliée, membre direct de la FGWCF.
  • Tous les invités, adjoints au Bureau Fédéral ou invités exceptionnels, du Bureau Fédéral.
  • Toute personne dont la présence serait requise par les deux tiers des voix du Conseil d’Administration.

Si des membres, ou adjoints, du Bureau Fédéral, ou des membres du Conseil d’Administration, préfèrent être hébergés dans un autre lieu, de leur choix, un remboursement équivalent à la prise en charge initiale comprise dans les prestations sera payé au(x) membres, ou adjoints, en question.
Pour bénéficier de ce remboursement, il faudra que le membre, ou adjoint, du Bureau Fédéral , ou le membre du Conseil d’Administration, précise son intention d’être hébergé ailleurs qu’au lieu retenu par la FGWCF lors de la réception de la convocation à la réunion du Conseil d’Administration.

 

Sont exclues de ces prestations ou devront régler auprès de la FGWCF ces prestations :

  • Toute personne demandant à participer à ces réunions en tant qu’auditeur, si la demande est acceptée par le Président de la FGWCF.
  • Toute personne venant à la demande d’une association affiliée, après demande et acceptation auprès du Président de la FGWCF, en plus des deux personnes par association affiliée, membre direct de la FGWCF, pour lesquelles les prestations sont comprises.

 

Les frais d’hébergement et de bouche des réunions d’Assemblée Générale, pour le Bureau Fédéral ainsi que pour les adjoints au Bureau Fédéral, seront pris en charge par la FGWCF.
Si des membres, ou adjoints, du Bureau Fédéral préfèrent être hébergés dans un autre lieu, de leur choix, un remboursement équivalent à la prise en charge initiale comprise dans les prestations sera payé au(x) membres, ou adjoints, en question.
Pour bénéficier de ce remboursement, il faudra que le membre, ou adjoint, du Bureau Fédéral précise son intention d’être hébergé ailleurs qu’au lieu retenu par la FGWCF lors de la réception de la convocation à la réunion de l’Assemblée Générale.
Les frais de bouche des réunions du Bureau Fédéral seront pris en charge par la FGWCF.
Des frais d’hébergement pourront être remboursés aux adjoints du Bureau Fédéral, éloignés du lieu de la réunion, si ceux-ci sont expressément convoqués à une réunion du Bureau Fédéral.

 

1.4. Matériel confié au Bureau Fédéral

 

Pour l’exercice de leurs fonctions, du matériel peut être loué ou acheté par la FGWCF et confié aux membres du Bureau Fédéral et/ou aux adjoints de ce Bureau.
Le Trésorier Fédéral fera, chaque fin d’année, une liste des équipements soumis à amortissements qu’il présentera au Conseil d’Administration et/ou à l’Assemblée Générale lors de son rapport d’activités.
Une liste exhaustive du matériel, équipements et/ou prestations détenus par le Bureau Fédéral et ses adjoints sera, également, réalisée.
Le Conseil d’Administration et/ou l’Assemblée Générale devra approuver ces listes et/ou demander au Bureau Fédéral toutes justifications sur l’utilité et/ou l’utilisation de ces produits.
Le matériel, équipements ou prestations détenus par le Bureau Fédéral et ses adjoints ne peuvent être utilisés que, et uniquement que, dans le cadre de leurs activités au service de la FGWCF.

 

1.5. Invitations

 

Les membres du Bureau fédéral et/ou les adjoints du Bureau fédéral peuvent, dans l’exercice de leurs fonctions, être amenés à inviter des prestataires, des fournisseurs ou toutes autres personnes.

 

Une liste des invitations réalisées durant l’année sera établie par le Trésorier Fédéral, qui comprendra :

  • Le nom et la fonction du membre du Bureau Fédéral ou de l’adjoint au Bureau Fédéral ayant porté l’invitation.
  • la date de l’invitation.
  • La, ou les, personne(s) invitée(s).
  • La fonction et/ou l’entreprise pour laquelle travaille le, ou les, invité(s).
  • Le montant financier de l’invitation

 

En outre, la liste devra comporter un montant total par membre du Bureau Fédéral, pour l’année civile écoulée, et un montant global, toutes invitations confondues.
Le Conseil d’Administration et/ou l’Assemblée Générale devra approuver et/ou faire valoir ses remarques sur l’utilisation et la cohérence de ce budget.

 

1.6. Remboursement des frais de campagne électorale

 

Conformément à l’article 10/1 des statuts de la FGWCF, le Conseil d’Administration fixe à 1200,00 € (mille deux cents) le montant maximum du plafond de remboursement des frais électoraux de chaque liste candidate.
Des justificatifs devront être fournis pour l’obtention de ce remboursement. Le remboursement ne pourra ni être supérieur au montant maximum voté, ni être supérieur au montant total des justificatifs, si ceux-ci présentent un montant total inférieur à 1200,00 € (mille deux cents).

 

2. AFFILIATION A LA FGWCF DE NOUVELLES ASSOCIATIONS

 

2.1. Affiliation d’une association déjà créée

 

Une fois les différentes tâches administratives effectuées auprès des autorités Préfectorales ainsi qu’auprès du Journal Officiel des Associations, l’association candidate devra adresser obligatoirement une demande officielle d’affiliation à la FGWCF, sur papier à en tête. Cette demande devra comprendre :

  • Copie de la déclaration déposée à la Préfecture.
  • Un exemplaire des statuts et du règlement intérieur de l’association demanderesse.
  • Le numéro de récépissé de déclaration délivré par la Préfecture.
  • Une lettre de motivation de l’association candidate
  • Le logo officiel de l’association en déclinant les couleurs selon la norme Pantone.
  • Un exemplaire du Journal Officiel comportant l’insertion de l’annonce légale (ou, pour le moins, le récépissé de la demande d’insertion).
  • Une demande d’affiliation à la Fédération des GoldWing Club de France sur papier à en-tête de l’association, déclarant, notamment, l’acceptation par l’association candidate des statuts et du règlement intérieur de la FGWCF dans leur intégralité et sans réserve.
  • Une liste des membres actifs, sympathisants et conjoints de l’association candidate.
  • Une copie de police d’assurance en responsabilité civile couvrant l’association.

 

La demande de l’association candidate sera examinée à la prochaine réunion du Conseil d’Administration.
En cas de refus de la part du Conseil d’Administration, le Président de la FGWCF fera, sous huitaine, part de ce refus à l’association candidate en le motivant.
La décision du Conseil d’Administration est sans recours mais une nouvelle demande pourra être faite par l’association candidate. Cette nouvelle demande sera examinée par la prochaine réunion du Conseil d’Administration.
En cas d’acceptation par le Conseil d’Administration de l’association candidate en tant qu’association affiliée, l’association candidate s’accordera sur l’article 6 des statuts de la FGWCF pour finaliser son affiliation à la FGWCF.

 

2.2. Affiliation d’une association pas encore créée ou en cours de création

 

L’association candidate devra adresser obligatoirement une demande officielle d’affiliation à la FGWCF, sur papier à en tête. Cette demande devra comprendre :

  • Une lettre de motivation de l’association candidate
  • Un exemplaire du projet de statuts et de règlement intérieur de l’association demanderesse.
  • Le projet de logo officiel de l’association en déclinant les couleurs selon la norme Pantone.
  • Une demande d’affiliation à la Fédération des GoldWing Club de France sur papier à en-tête de l’association, déclarant, notamment, l’acceptation par l’association candidate des statuts et du règlement intérieur de la FGWCF dans leur intégralité et sans réserve.
  • Une liste des membres actifs, sympathisants et conjoints prêts à rejoindre l’association candidate dès sa création officielle.

 

La demande de l’association candidate sera examinée à la prochaine réunion du Conseil d’Administration.
En cas de refus de la part du Conseil d’Administration, le Président de la FGWCF fera, sous huitaine, part de ce refus à l’association candidate en le motivant.
La décision du Conseil d’Administration est sans recours mais une nouvelle demande pourra être faite par l’association candidate. Cette nouvelle demande sera examinée par la prochaine réunion du Conseil d’Administration.
En cas d’acceptation par le Conseil d’Administration de l’association candidate en tant qu’association affiliée, l’association candidate s’accordera sur l’article 6 des statuts de la FGWCF pour finaliser son affiliation à la FGWCF et réalisera son inscription officiellement auprès des autorités administratives.
Elle transmettra, dès les formalités effectuées, à la FGWCF :

  • Copie de la déclaration déposée à la Préfecture.
  • Un exemplaire des statuts et du règlement intérieur de l’association.
  • Le numéro de récépissé de déclaration délivré par la Préfecture.
  • Un exemplaire du Journal Officiel comportant l’insertion de l’annonce légale (ou, pour le moins, le récépissé de la demande d’insertion).

Une fois ces documents reçus par le Bureau Fédéral, l’association deviendra officiellement affiliée, au 1er janvier de l’année suivante, et administrateur de la FGWCF.

 

3. FONCTIONNEMENT ET RENOUVELLEMENT ANNUEL

 

La validité de l’adhésion des adhérents indirects de la FGWCF va du 1er janvier au 31 décembre.
Le renouvellement de l’adhésion des associations affiliées, adhérents directs de la FGWCF, se fait par tacite reconduction d’année en année, sauf en cas de démission ou de désaffiliation de l’association affiliée.

 

Les cotisations des associations affiliées seront versées pour douze mois le 1er janvier de chaque année, pour les adhésions collectées avant cette date, et pour l’année civile commençant au 1er janvier de l’année en cours, auprès des membres indirects de la FGWCF.
A chaque nouvelle inscription, ou renouvellement d’inscription, d’adhérents indirects de la FGWCF à une de ses associations affiliées, en cours d’année civile, l’association affiliée devra enregistrer l’adhérent indirect de la FGWCF dans le logiciel « Goldfusion » et envoyer à la FGWCF la quote-part fédérale du montant de l’adhésion, ou du renouvellement d’adhésion, réglée par l’adhérent indirect de la FGWCF.
Chaque adhésion, ou renouvellement d’adhésion, d’adhérent indirect de la FGWCF sera traitée selon l’article 6/2 des statuts de la FGWCF.

 

La FGWCF ne pourra envoyer à l’adhérent indirect ses prestations comprises dans la part fédérale que si, et seulement si, :

  • Il a bien été enregistré par l’association affiliée dans le logiciel « Goldfusion »
  • L’inscription a été validée, à la fois, par l’association affiliée à la FGWCF et par le Bureau Fédéral
  • La quote-part fédérale a bien été versée par l’association affiliée à la FGWCF.

 

3.1. Montant de la quote-part fédérale de l’adhésion d’un membre indirect de la FGWCF

 

Afin de conserver la cohésion de la FGWCF et d’éviter les concurrences dommageables entre associations affiliées, le Conseil d’Administration de la FGWCF établit un montant de cotisation dit de référence pour l’adhésion des membres indirects de la FGWCF.
Le montant des cotisations annuelles fixé par les associations affiliées respectera un montant maximum de 30 euros supérieur à la part fédérale et fixé par adhérent indirect comme suit :
Pour les adhésions :

  • Intervenants avant le 1er octobre de l’année en cours : adhésion pleine pour l’année en cours.
  • Intervenants à partir du 1er octobre et jusqu’au 31 décembre de l’année en cours : adhésion pleine jusqu’au 31 décembre de l’année civile suivant la date d’adhésion.

 

Pour les renouvellements d’adhésion :

  • Intervenants à partir du 1er octobre de l’année en cours : adhésion pleine pour l’année suivante.

 

Ce montant sera dû pour chaque adhésion de membre indirect, y compris pour le cas ou un adhérent indirect unique adhérerait à plusieurs associations affiliées.
Par décision du Conseil d’Administration, le montant annuel de la part fédérale est fixé à 55 euros pour un adhérent indirect « actif ou sympathisant » et à 27,50 euros pour un membre indirect « Conjoint ».

 

4. RASSEMBLEMENT INTERNATIONAL

 

4.1. Rassemblement international Français, organisé par la FGWCF

 

La FGWCF est tenue d’organiser, chaque année, de par son affiliation à la GWEF, lors du week end de l’Ascension, un rassemblement international.
L’organisation générale, la responsabilité de cette manifestation et les décisions la concernant sont assurées par le Bureau Fédéral.
L’organisation locale pourra être confiée à une association affiliée, membre direct de la FGWCF, qui en fera la demande écrite et déposera un dossier complet de candidature au Bureau Fédéral.
Si ce dossier est retenu par le Bureau Fédéral, il sera discuté en Conseil d’Administration pour approbation ou désapprobation.
Le Bureau fédéral pourra renvoyer ce dossier à l’association affiliée pour complément d’informations avant de la présenter en séance de Conseil d’Administration.
Un cahier des charges, intitulé « Inter mode d’emploi » est constitué, et mis en annexe du présent règlement intérieur, et devra être suivi par l’organisation.
Ce cahier des charges a été discuté et approuvé par le Conseil d’Administration.
En cas de carence de propositions ou si les projets présentés ne sont pas retenus par le Conseil d’Administration et/ou le Bureau Fédéral, le Bureau Fédéral décidera du lieu de rassemblement et de son organisation.
Le Bureau Fédéral en informera, en réunion, le Conseil d’Administration.
Pour une meilleure organisation, il est demandé aux associations affiliées, prétendantes à l’organisation locale du rassemblement international, de présenter leur projet finalisé au plus tard 18 mois avant la date de l’évènement.
Pour une bonne cohérence des dates, il est donc demandé aux associations affiliées prétendantes à l’organisation locale de la manifestation de proposer leur dossier au Bureau Fédéral au moins 24 mois avant la date de l’évènement.
Toutes les décisions finales seront prises par le Bureau Fédéral, en collaboration avec l’association affiliée organisatrice localement, au vu des éléments de comparaison fournis (devis, descriptifs techniques, etc ..)
Tous les paiements seront effectués par le Trésorier Fédéral et à partir du, ou des, comptes bancaires de la FGWCF.
Les paiements seront assurés dès qu’une facture originale sera remise au Trésorier Fédéral, sauf en cas de désaccord ou de litiges.
Aucun mouvement de fonds, aucun paiement ne sera engagé par l’association affiliée organisatrice localement pour le rassemblement international. Dans le cas contraire, et sauf demande expresse du Trésorier Fédéral en cas de force majeure, aucun remboursement du débours ne sera effectué vers l’association affiliée organisatrice localement.
Aucune recette ne sera encaissée par la région organisatrice. Seule la FGWCF pourra encaisser les paiements, sauf demande contraire du Trésorier Fédéral.
Le bilan comptable de la manifestation sera établi par le Trésorier Fédéral et sera présenté en réunion de Conseil d’Administration et d’Assemblée Générale.
Dans tous les cas de figure, le rassemblement international reste sous le contrôle exclusif du Bureau Fédéral.
En cas de désaccord fondamental avec l’association affiliée organisatrice localement, tous les moyens seront donnés au Bureau Fédéral pour annuler ou reporter à un autre lieu cette manifestation.
Le rassemblement international devra être en accord avec les textes et règlements des manifestations internationales édictés par la Goldwing European Federation (GWEF).

 

4.2. Rassemblements internationaux étrangers

 

Le Conseil d’Administration de la FGWCF a décidé que certaines associations affiliées ne doivent pas prévoir de sorties lors de certains inters étrangers limitrophes.
Elles devront, en outre, promouvoir ces rassemblements internationaux étrangers afin de faciliter la participation des adhérents indirects de la FGWCF à ces rassemblements.
Les rassemblements et les associations affiliées concernées sont :

  • Belgique : GWC des Pays du Nord, GWC Normandie, GWC Paris Ile de France, GWCF de la Région Centre, GWC Champagne-Ardennes.
  • Luxembourg : GWC Paris Ile de France, GWCF de la Région Centre, GWC Champagne-Ardennes, GWC Alsace Lorraine, GWC Bourgogne Franche Comté.
  • Allemagne : GWC Champagne Ardennes, GWC Alsace Lorraine, GWC Bourgogne Franche Comté, GWC Rhône Alpes.
  • Suisse : GWC Alsace Lorraine, GWC Bourgogne France Comté, GWC Rhône Alpes, GWC Provence Alpes Côte d’Azur, GWCF Auvergne Limousin.
  • Italie : GWC Rhône Alpes, GWC Provence Alpes Côte d’Azur, GWCF Auvergne Limousin, GWC Languedoc Roussillon.
  • Espagne : GWC Provence Alpes Côte d’Azur, GWCF Auvergne Limousin, GWC Languedoc Roussillon, GWCF Aquitaine, GWC Poitou Charentes, GWC Midi Pyrénées.
  • Angleterre : GWC Bretagne Pays de Loire, GWC des Pays du Nord, GWC Normandie GWC Paris Ile de France.
  • France : toutes associations affiliées, membres directs de la FGWCF.

 

Lors des inters étrangers, la France se verra récompensée, selon les règles de la GWEF, d’un trophée dès lors qu’un adhérent indirect, au moins, de la FGWCF participe à un rassemblement international dans un pays étranger.
Les règles convenues, par le Conseil d’Administration de la FGWCF, pour la récupération du trophée remis à la France sont :

  • Prioritairement à l’adjoint Interrep s’il est présent.
  • A un membre du Bureau Fédéral, en cas d’absence de l’Interrep, s’ils sont présents individuellement.
  • A un membre du Conseil d’Administration s’il est présent et en cas d’absence des personnes citées plus haut.
  • A un adhérent indirect, en cas d’absence des autres représentants, en priorisant celui qui a parcouru la plus longue distance depuis son domicile jusqu’au lieu du rassemblement international en question.

 

4.3. Adjoint Interrep

 

Faisant partie de la GWEF, la FGWCF a obligation de nommer un adjoint Interrep qui sera l’interlocuteur, seul et unique, de la GWEF.
L’adjoint Interrep est responsable des relations de la FGWCF auprès de la GWEF et de la GWEF auprès de la FGWCF.
La langue officielle de la GWEF étant l’anglais, l’adjoint Interrep devra, obligatoirement, parler couramment cette langue.
Son rôle est de mettre en avant les spécificités Françaises dans les discussions au sein de la GWEF et de protéger les intérêts de la FGWCF.
Il doit, également, informer la FGWCF des décisions prises par la GWEF et contrôler que ces décisions sont bien suivies de leurs mises en application par la FGWCF.
L’adjoint Interrep a l’obligation, de part les statuts de la GWEF, d’assister aux deux réunions GWEF annuelles qui ont lieu :

  • lors de l’inter de Belgique, pendant le week end de Pâques
  • lors de l’inter du Luxembourg, début septembre.

 

Ces réunions étant obligatoires, sous peine d’être exclu de la GWEF, les frais de déplacement à ces réunions seront pris en charge par la FGWCF, sur la base du parcours réel entre le domicile de l’adjoint Interrep et le lieu des réunions, par tout moyen de transport adapté.
L’adjoint Interrep a, selon les statuts de la GWEF, entrée gratuite à tous les rassemblements internationaux.
Il devra être présent, lors du rassemblement international Français pour accueillir les adhérents GWEF étrangers et les assister en cas de problème.

 

5. COOPERATIVE FEDERALE

 

La coopérative est sous la responsabilité de l’adjoint coopérative, nommé par le Bureau Fédéral, dans la limite des pouvoirs qui lui sont conférés par le mandat qu’il reçoit du Président de la FGWCF, qu’il accepte et s’engage à respecter.
La coopérative fédérale a pour objet la conception, la fabrication, la distribution et la vente de produits à l’effigie, ou non, de la Fédération des GoldWing Club de France pour le compte de celle-ci, et, de manière générale, la promotion de l’image de marque de la Fédération des GoldWing Club de France.
Les logos GWCF et FGWCF ont fait l’objet d’un dépôt, en tant que marques ou dessins et modèles, à l’INPI.
L’adjoint coopérative reçoit délégation de pouvoir de la part du Bureau Fédéral pour l’exploitation de ces marques, dessins et modèles.
A charge au Bureau Fédéral d’assurer la bonne utilisation de ces marques, dessins et modèles en veillant, entre autres, à l’usage qui en est fait, à leur utilisation dans leur forme pleine et entière et, de manière générale, à la non-exploitation de ceux-ci par des tiers non autorisés dans un but lucratif ou non.
Les produits distribués par la coopérative fédérale peuvent être vendus :

  • par l’intermédiaire de pages dédiées dans les revues de la FGWCF.
  • par des stands d’exposition lors des manifestations organisées par la FGWCF ou par des associations affiliées à la FGWCF.
  • par l’envoi de courriers promotionnels spécifiques aux adhérents indirects de la FGWCF.
  • par des pages dédiées sur le site internet de la FGWCF ou autres supports à venir.
  • par l’intermédiaire des associations affiliées à la FGWCF, membres directs de la FGWCF.

 

Dans tous les cas, pour pouvoir acheter un produit de la coopérative fédérale, il sera nécessaire de prouver son statut d’adhérent indirect de la FGWCF.
L’adjoint coopérative possède tous les accès au logiciel « Goldfusion » afin de vérifier la validité de l’adhésion des acheteurs lui faisant la demande de produits.
Dans les cas où la vente des produits de la coopérative fédérale se fait par l’intermédiaire d’une association affiliée à la FGWCF, une commission de dix pour cent du montant global des achats sera déduite du montant total à régler par l’association affiliée.
Les délais de paiement sont :

  • Immédiats, et à la commande, pour tout achat par un membre indirect de la FGWCF.
  • 30 jours maximum après l’envoi des marchandises commandées pour tout achat fait par l’intermédiaire d’une association affiliée à la FGWCF.

 

L’adjoint coopérative a pour rôle :

  • la sélection des produits
  • leur mise en fabrication
  • la gestion des stocks
  • la fixation des prix de vente
  • l’approvisionnement des associations affiliées ainsi que des membres indirects qui lui font des demandes de produits.
  • La gestion d’une partie du matériel logistique de la FGWCF (banderoles, fléchage, blousons organisation, etc ..)
  • L’organisation, la location et l’achat, dans le cadre du budget qui lui est alloué par le Trésorier Fédéral, de tous matériels nécessaires à la mise en exposition des produits de la coopérative fédérale lors des manifestations de la FGWCF, organisées par le Bureau Fédéral ou par les associations affiliées.
  • être force de proposition pour l’harmonisation des coopératives fédérale et régionales.

 

Néanmoins, pour la fixation des prix de vente, les décisions de tarif final des produits sont soumises à l’approbation du Bureau Fédéral.

 

L’adjoint coopérative pourra mettre à disposition des associations affiliées qui lui en font la demande tout ou partie du matériel logistique dont il a la charge, sous réserves de disponibilités. Dans ce cas, la demande devra être faite, par la, ou les, association(s) affiliée(s) intéressées par ce matériel, au moins un mois avant la date d’utilisation par l’association affiliée du matériel, et la restitution devra être effective dans les dix jours suivants la manifestation, sauf demande expresse de l’adjoint coopérative.
Les frais d’acheminement restent à la charge de l’association qui fait la demande d’utilisation du matériel logistique.
Un inventaire des stocks, tant de produits mis à la vente que du matériel logistique, sera fait par l’adjoint coopérative au moins une fois par an ainsi qu’à chaque demande du Bureau Fédéral ou du Trésorier Fédéral.
L’adjoint coopérative s’interdit de vendre tout autre produits ou matériels que ceux proposés par le catalogue coopérative de la FGWCF.

 

6. PUBLICATIONS DE LA FGWCF

 

La Fédération des GoldWing Club de France peut éditer et /ou diffuser différentes publications sur tous types de média (journaux, site internet, etc..) destinés à l’information des membres indirects de la FGWCF ainsi qu’à l’information de professionnels de la moto (concessionnaires, journalistes moto, journalistes PQR, etc..). Un fichier PRO est constitué par la FGWCF. Il peut être consulté et/ou modifié sur le site internet de la FGWCF (accessible par code d’accès et mot de passe).
Pour ce faire, le Bureau Fédéral pourra nommer un comité de rédaction qui aura la charge, sous la responsabilité pleine et entière du Président de la FGWCF, de collecter et/ou rédiger des articles en veillant au respect des règles d’éthique, de moralité, d’impartialité et de bonnes mœurs. Il s’interdit, notamment, tout propos diffamatoire ou calomnieux, et, dans tous les cas, s’oblige à respecter la réglementation du droit de la presse.
Par décision du Conseil d’Administration de la FGWCF, des articles pour la revue « Katrapla » doivent être élaborés par les associations affiliées à la FGWCF, à raison de 4 articles par parution, soit 16 articles par an.
En début de chaque année civile, un calendrier sera établi par la FGWCF en concertation avec les Présidents des associations affiliées, membres directs de la FGWCF.
Ce calendrier définira :

  • Les dates précises de remise des articles au rédacteur en chef
  • Le nom de l’association affiliée et du responsable pour chaque article
  • La rubrique concernée pour chaque article.

 

Le rédacteur en chef sera l’interlocuteur des prestataires choisis, par le Bureau Fédéral, pour l’édition, l’impression et l’envoi des revues de la FGWCF.
Il sera force de propositions pour faire évoluer les revues, autant dans leurs contenus que dans le choix des prestataires.

 

Il est, également, l’un des interlocuteurs privilégiés de l’adjoint en charge de la publicité.
L’adjoint publicité prospecte et fidélise les annonceurs paraissant sur les supports édités par la FGWCF :

  • Katrapla
  • Wing News
  • Site internet
  • Forum du site internet.
  • tout autre support à venir.

 

L’adjoint publicité est responsable de son budget, en collaboration avec le Trésorier Fédéral.
Il vend les parutions auprès des annonceurs, supervise et contrôle la parution de ces ordres d’insertion et s’assure, auprès du Trésorier Fédéral, du bon paiement de la part des annonceurs.
Il peut disposer de matériel nécessaire à la bonne exécution de sa tâche.

 

La Fédération des GoldWing Club de France exploite un site internet : http:// fgwcf.org
Le site internet contient :

  • des pages d’informations générales sur la FGWCF.
  • des pages de présentation de la FGWCF, son histoire, son organigramme, ses statuts et règlement intérieur, sa charte graphique, etc ..
  • des pages de présentation de la motocyclette « Goldwing », son histoire, ses évolutions.
  • un calendrier présentant toutes les manifestations à venir organisées par la FGWCF et/ou les associations affiliées.
  • des pages de petites annonces classées par rubrique.
  • des pages présentant la coopérative fédérale, ses produits et tarifs ainsi que la disponibilité des produits.
  • des pages mises à disposition des associations affiliées par renvoi depuis le site internet de la FGWCF sur des sites dédiés.
  • Un livre d’or
  • un forum public
  • des pages de photos souvenirs des différentes activités ou manifestations de la FGWCF.
  • des pages réservées aux adhérents indirects, accessibles par code d’accès et mot de passe, leur permettant de modifier leurs coordonnées, de visualiser leurs commandes en ligne, de prendre connaissance de documents fédéraux (rapport moral du Président, rapport financier du Trésorier, etc..), etc..
  • des pages d’administration du site accessibles aux membres du Conseil d’Administration, aux membres du Bureau Fédéral et à certains adjoints du Bureau Fédéral, selon des codes d’accès modulant les permissions de modifications et d’accès, afin d’accéder aux pages de gestion du site ainsi qu’au logiciel de gestion des adhérents « Goldfusion ».

 

L’adjoint webmaster est responsable du bon fonctionnement du site internet de la FGWCF, des sites dédiés aux associations affiliées ainsi que du forum de la FGWCF.
A ce titre, il est l’interlocuteur privilégié des prestataires choisis par le Bureau Fédéral pour héberger, faire évoluer et concevoir le site internet de la FGWCF.
Il travaille sous contrôle du Bureau Fédéral.
Il est responsable du budget de fonctionnement du site internet, en relation avec le Trésorier Fédéral et les prestataires extérieurs choisis.
Pour l’aider dans sa tâche, une dotation annuelle est donnée au webmaster afin de l’aider, financièrement, dans l’achat et la maintenance du matériel informatique nécessaire et indispensable à la bonne exécution de sa tâche.
Il peut disposer d’autres matériels nécessaires dans la bonne exécution de sa tâche.
Le forum du site internet de la FGWCF est surveillé et modéré par des modérateurs et administré, conjointement, par le webmaster et par le Président de la FGWCF.
Le Président de la FGWCF est responsable, juridiquement, de la bonne tenue des écrits déposés sur le forum de la FGWCF.
Sont, notamment, interdits, conformément aux règles du forum de la FGWCF, les propos racistes, xénophobes, diffamatoires, injurieux ainsi que les annonces publicitaires et/ou de ventes ou de recherches de pièces détachées ou de motos de tous types.
Le nombre de modérateur(s) n’est pas fixe et n’a pas de limite autre que celle de la bonne gestion des messages et de la cohérence de cette gestion.
Les modérateurs ont en charge de faire appliquer les « Conditions Générales d’Utilisation » (C.G.U) du forum de la FGWCF. Ces C.G.U sont obligatoirement approuvées par tous les inscrits du forum de la FGWCF lors de la validation de leur inscription sur ce forum.
Les modérateurs sont indépendants du webmaster et rendent comptes au Bureau Fédéral.
Les décisions des modérateurs, comme indiqué dans les C.G.U, sont sans appel.
Des sanctions évolutives sont prévues dans les C.G.U en cas de problème avec un inscrit sur le forum de la FGWCF et peuvent aller, selon une échelle établie, jusqu’à la suspension de l’inscription du mis en cause.
Cette suspension, si elle a lieu, interdit l’accès du forum à l’inscrit ayant été l’objet de cette suspension mais, également, à toutes personnes vivant sous le même toit que le suspendu.
Conformément à l’article 7 des statuts de la FGWCF, un adhérent indirect exclu globalement de la FGWCF se verra exclu, systématiquement, du forum de la FGWCF.

 

La FGWCF utilise pour ses communications internes des listes de diffusion, qui sont :

  • La liste-ca, réservée aux Présidents des associations affiliées, aux membres élus du Bureau Fédéral ainsi qu’au webmaster fédéral.
  • La liste-bureau, réservée aux membres du Bureau Fédéral ainsi qu’aux adjoints au Bureau Fédéral.
  • La liste-cr, réservée aux membres du Comité de Rédaction des revues de la FGWCF.

 

Ces listes sont bloquées, en émission comme en réception, aux seuls participants inscrits sur ces listes.
Les mails envoyés depuis, et à travers, ces listes sont, par définition, confidentiels, sauf exception dûment indiquée dans le corps du mail.
Par décision du Conseil d’Administration, un transfert des échanges de mails sur la liste-ca pourra être fait par les Présidents d’association affiliées, membres directs de la FGWCF, vers les membres composant leur bureau directeur, et uniquement vers eux. Il est de la responsabilité des Présidents d’associations affiliées de rappeler, aux personnes vers qui ils transfèrent ces mails, la confidentialité de ces échanges.

 

La Fédération des GoldWing Club de France peut éditer un annuaire de ses adhérents indirects dans lequel figurent les coordonnées de tous les adhérents indirects à jour de leur cotisation à la date d’édition de cet annuaire.
En tant que fichier de gestion des adhérents, celui-ci est dispensé de déclaration à la CNIL. Néanmoins, tout membre indirect peut obtenir la communication et/ou modification des renseignements le concernant, figurant dans le fichier de la FGWCF. Il a le droit de refuser de figurer dans l’annuaire de la FGWCF. Pour faire valoir ses droits, l’adhérent indirect pourra :

  • demander toutes rectifications et/ou suppression au Secrétaire Général de la FGWCF au moyen d’une lettre avec accusé réception envoyée avant le 15 février de l’année en cours pour le prochain annuaire à paraître.
  • rectifier, supprimer ou indiquer son intention de non parution par lui-même sur le site internet de la FGWCF en se connectant à son espace privé au moyen de ses codes d’accès et de son mot de passe et en cochant la case signifiant son intention de ne pas figurer sur l’annuaire.
  • spécifier au moment de son adhésion, ou de son renouvellement d’adhésion, son intention de ne pas figurer sur l’annuaire directement sur le bulletin d’adhésion ou de renouvellement qu’il doit envoyer à son association affiliée à la FGWCF.

 

Le Bureau Fédéral a la possibilité de céder, dans des conditions à définir en réunion de Bureau Fédéral, le fichier de la FGWCF.

 

7. REMBOURSEMENT DES FRAIS DES MEMBRES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

 

Les membres du Conseil d’Administration pourront prétendre aux remboursements de leurs frais de déplacement, conformément aux statuts de la FGWCF, pour leur participation aux réunions de Conseil d’Administration obligatoires, sur la base maximale suivante :

  • Billet aller – retour 2eme classe SNCF par personne, sur présentation du justificatif (billet de train)

ou

  • Trajet réel effectué à partir du site « Via Michelin » pour une voiture citadine, en cas de déplacement en véhicule particulier quelque soit le nombre de personne dans le véhicule ainsi que de la catégorie du véhicule utilisé.

 

8. CHARTE GRAPHIQUE

 

La dénomination sociale de la Fédération des GoldWing Club de France, son logo et son sigle sont et restent la propriété exclusive de la Fédération des GoldWing Club de France.
Le Bureau Fédéral pourra élaborer des projets de modifications les concernant afin de les proposer en réunion de Conseil d’Administration et/ou d’Assemblée Générale.
Seuls le Conseil d’Administration ou L’Assemblée Générale peut approuver la modification, totale ou partielle, de la dénomination, du logo ou du sigle de la Fédération des GoldWing Club de France.
La FGWCF a élaboré une charte graphique concernant les différentes utilisations de sa dénomination sociale, de son logo ou de son sigle. Les associations affiliées, membres directs de la FGWCF, devront respecter les recommandations de cette charte graphique dans l’élaboration de différents documents, ou autre support, dont elles feront usage. Le non respect de cette charte graphique par une association affiliée pourra entraîner des sanctions pouvant aller jusqu’à son exclusion de la FGWCF.
La charte graphique de la FGWCF est annexée au présent règlement intérieur.

 

9. VALIDITE

 

Le présent règlement intérieur prend effet à la date du 6 novembre 2010 et sera communiqué à tous les membres directs ou indirects de la FGWCF.
Il pourra être modifié à tout moment par le Conseil d’Administration.
Dans ce cas, les membres directs ou indirects seront informés des modifications selon les mêmes modalités.

 

Fin du règlement intérieur

FÉDÉRATION
Création Mak2 - Hébergement MaSolutionWeb.com
© 2001-2017 fgwcf.org - Accès VIP